nieuwe Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen

De nieuwe Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen legt verplichtingen op. En koppelt er sancties aan, zoals hoofdelijke aansprakelijkheid. Daarom is het belangrijk dat verenigingen en stichtingen hun zaken goed op orde hebben en dat kunnen aantonen. Het WBTR-stappenplan helpt daarbij. Met dit stappenplan krijg je snel inzicht wát je moet doen en hóe je het moet doen. Zodat het bestuur weer kan besturen.

Meer informatie kunt u terugvinden op http://www.wbtr.nl alwaar u zich ook kosteloos kunt aanmelden voor een Webinar.

STAPPENPLAN WBTR

Hieronder vind je een stappenplan dat je als bestuurder kan helpen bij het toepassen van de WBTR. Let op dat dit een algemeen stappenplan is en dat je altijd goed moet kijken of dit ook één op één van toepassing is bij jouw vereniging.

Stap 1: Lezen en informeren

Lees de toelichting op de WBTR als bestuur goed door.

Stap 2: Advies inwinnen

Het kan zijn dat je na het lezen van deze toelichting goed begrijpt wat de veranderingen voor jou als bestuur betekenen en wat je moet doen. Toch kan het geen kwaad om een verenigingslid of een sponsor die een juridische opleiding doorloopt of heeft afgerond te benaderen. Deze persoon jullie vragen wellicht beantwoorden, adviseren of helpen met de statutenwijziging. Uiteindelijk is het van belang dat je als bestuur de WBTR en de gevolgen daarvan goed begrijpt. Als bestuur zul je namelijk deze veranderingen in de praktijk moeten brengen.

Stap 3: Bestuursvergadering

Houd voor 1 juli 2021 een bestuursvergadering waarin je in (onder meer) de volgende punten met elkaar bespreekt.

WBTR: Bespreek de onderwerpen die door de WBTR veranderen. Hiervoor kun je gebruik maken van deze toelichting. Doel hiervan is dat jullie als bestuur allemaal begrijpen wat er verandert en wat dit betekent voor jullie als bestuur. Bespreek dus met elkaar zaken als tegenstrijdig belang. Maar ook of je een raad van commissarissen wilt.

Financiële administratie: Een belangrijke verplichting van het bestuur is het zorgdragen voor een (financiële) administratie. Controleer met elkaar hoe dit binnen de vereniging gaat en of alles netjes wordt geadministreerd. Maak hierover afspraken met elkaar. Kamer van Koophandel: Controleer of de juiste bestuurders nog steeds staan ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en of de meest recente statuten zijn gedeponeerd. Taakverdeling: Bespreek met elkaar of de taakverdeling binnen het bestuur duidelijk is. Hoewel sommige taken regelmatig door bestuurders alleen worden uitgevoerd, zorgt een “4-ogenbeleid” ervoor dat taken zorgvuldiger worden uitgevoerd. Dit betekent dat je bij grote of belangrijke zaken altijd een andere bestuurder laat meekijken. Statutenwijziging: Bespreek met elkaar wanneer jullie de statutenwijziging willen doorvoeren en wijs iemand binnen het bestuur aan die hier verantwoordelijk voor is. Diegene zal het proces bewaken en zorgen dat alles in gang wordt gezet. Notulen: Zorg dat je van deze bestuursvergadering uitgebreide notulen maakt, zodat je dit als bestuur altijd kunt teruglezen.

Verzekering: Controleer of jullie een bestuurdersaansprakelijkheidverzekering hebben. Wijs iemand aan die contact zal opnemen om te bekijken of er veranderingen zullen zijn in de polis na inwerkingtreding van de WBTR. Stap 4: Statuten bekijken Op grond van de WBTR moeten de statuten worden aangepast. Pak de statuten van de vereniging erbij en bekijk wat jullie hierin moeten veranderen. Let op dat je de statuten moet wijzigen per de eerstvolgende statutenwijziging, dus dit hoeft niet per se op korte termijn. Wel adviseren we om de statuten spoedig aan te passen als deze van vóór 1992 zijn. In 1992 is de wet namelijk ingrijpend veranderd en die statuten zijn daarom onderhand echt te gedateerd. Maak van de gelegenheid gebruik om de statuten te moderniseren. Het aanpassen van de statuten kost geld en (veel) tijd. Doe dit daarom één keer grondig en goed, zodat de vereniging er weer even tegenaan kan. Bespreek met het bestuur of er misschien andere zaken zijn die jullie ook willen aanpassen, buiten de verplichtingen op grond van de WBTR.

Stap 5: Tijdsplan statutenwijziging

Bespreek met het bestuur binnen welke termijn je de statuten wilt wijzigen. Hoe dat moet, staat in je statuten. Er moet in ieder geval een algemene ledenvergadering worden gehouden. Maak een tijdsplan en neem alvast contact op met de notaris.

Stap 6: Statuten voorleggen

Als je met het bestuur de wijzigingen in jullie statuten hebt besproken, leg je het concept van de statuten voor aan je Verenigingsadviseur. Deze zal de wijzigingen beoordelen en eventueel suggesties voorstellen.

Let op dat de statuten door de Verenigingsadviseur goedgekeurd moeten worden! Het enkele toesturen is onvoldoende. Stuur de conceptstatuten aan je Verenigingsadviseur vóórdat je een algemene ledenvergadering houdt. Als je ze pas daarna stuurt, bestaat de kans dat de Verenigingsadviseur de statuten niet goedkeurt en je nog aanpassingen moet doen. In dat geval moet je wéér een algemene ledenvergadering houden. Je mag namelijk niet zonder toestemming van de algemene ledenvergadering wijzigingen maken in de statuten, ook al gaat het maar om ondergeschikte details.

Stap 7: Statuten wijzigen

Als de statuten door de Verenigingsadviseur zijn goedgekeurd, kun je de statutenwijziging agenderen op de algemene ledenvergadering.

Stap 8: Statuten publiceren

De statuten moeten worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Bespreek met de notaris of hij/zij dat doet, of dat jullie dit als bestuur zelf moeten doen. Het deponeren is verplicht, dus spreek dit goed af! Plaats de statuten daarnaast ook op de website van jullie vereniging, zodat de leden (en derden) deze makkelijk kunnen vinden.